Surat Dinas
Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah jenis surat resmi yang digunakan oleh organisasi, perusahaan, atau instansi pemerintah untuk keperluan komunikasi resmi dengan pihak lain. Surat dinas sering digunakan dalam lingkup bisnis, pemerintahan, pendidikan, dan organisasi non-profit. Tujuan utama dari surat dinas adalah untuk menyampaikan informasi, instruksi, permintaan, atau keputusan secara tertulis dalam format yang resmi dan terstruktur.
menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengertian surat dinas ini, adalah surat yang dikirimkan langsung oleh kantor pemerintah dan umumnya bebas dari masalah biaya. Apabila disederhanakan, pengertian surat dinas adalah alat komunikasi dalam sebuah instansi atau lembaga. Nama lain surat dinas adalah surat jabatan.
Pada instansi, perusahaan, maupun lembaga, keberadaan surat dinas ini sangatlah penting. Karena pembuatan surat dinas, merupakan bagian dari pekerjaan administratif yang penting. Jenis surat ini memiliki sejumlah fungsi bagi instansi atau perusahaan terkait.
Fungsi Surat Dinas
- Sebagai
arsip atau pengingat jika suatu saat dibutuhkan.
- Sebagai
pedoman kerja dan panduan dalam membuat kebijakan/keputusan selanjutnya.
- Sebagai
dokumen tertulis.
- Sebagai bukti historis gambaran perusahaan atau instansi.
Ciri-ciri Surat Dinas
- Isi
singkat, padat, dan jelas
- Format
resmi, tidak bisa semaunya.
- Menggunakan bahasa yang baku, sesuai EYD.
Tujuan surat dinas adalah
Untuk keperluan menyampaikan pemberitahuan suatu izin, pengumuman, penugasan, dan lain-lain. Tujuannya disampaikan kepada staf di instansi/lembaga terkait. Surat dinas termasuk kategori surat resmi karena penulisannya menggunakan format khusus.
Cara Membuat Surat Dinas yang Baik
1. Surat
disusun sesuai dengan teknis penyusunan surat dinas, seperti menyusun tata
letak bagian-bagian surat mulai dari kepala surat, tanggal surat, nomor surat,
hingga jabatan.
2. Bahasa
yang digunakan adalah bahasa yang baik dan benar, bahasa yang baku sesuai
dengan tata aturan kaidah bahasa Indonesia.
3. Isi
surat harus jelas, singkat, dan eksplisit agar mudah dipahami oleh penerima
surat.
4. Penulis
surat harus mengetahui posisi dan bidang tugasnya.
5. Memahami
aturan-aturan yang berhubungan dengan masalah.
6. Berhubungan
dengan ketatausahaan.
7. Memahami tentang masalah yang dipersoalkan.
Berikut ini beberapa komponen penting dalam surat dinas:
1. Kop Surat: Kop surat biasanya mencakup nama, logo, alamat, nomor telepon, dan alamat email perusahaan atau organisasi yang mengirim surat dinas. Ini membantu mengidentifikasi pengirim surat dan menciptakan kesan resmi.
2. Tanggal: Tanggal surat dinas menunjukkan kapan surat tersebut ditulis. Tanggal ini penting untuk menentukan waktu pembuatan surat dan sebagai referensi jika perlu mengacu ke surat tersebut di kemudian hari.
3. Alamat Tujuan: Surat dinas juga harus mencakup alamat lengkap penerima surat. Ini membantu memastikan surat sampai kepada pihak yang dituju.
4. Judul atau Perihal: Judul atau perihal surat harus jelas dan menggambarkan isi surat dengan singkat. Hal ini membantu penerima surat memahami isinya tanpa harus membaca keseluruhan surat.
5. Isi Surat: Isi surat adalah bagian utama yang berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan. Surat dinas biasanya ditulis dengan bahasa yang formal dan jelas. Biasanya, surat ini dibagi menjadi beberapa paragraf yang terstruktur dengan baik, termasuk pembukaan, penjelasan, dan penutup.
6. Penutup: Penutup surat dinas mencakup kalimat penutup seperti "Hormat kami" atau "Salam Hormat" yang diikuti oleh nama dan tanda tangan pengirim surat.
7. Lampiran: Jika surat dinas memiliki lampiran seperti dokumen, gambar, atau file lainnya, ini harus disebutkan dalam surat dan disertakan dengan surat tersebut.
8. Nomor Surat: Setiap surat dinas biasanya memiliki nomor unik yang digunakan untuk referensi dan pelacakan surat. Nomor ini juga membantu dalam mengarsipkan surat-surat yang dikirim.
9. Tembusan: Jika surat dinas ini juga perlu dikirimkan ke pihak lain selain penerima utama, tembusan atau salinan juga bisa disebutkan dalam surat.
10. Tanda Tangan: Surat dinas biasanya ditandatangani oleh pengirim untuk mengesahkan keasliannya. Tanda tangan ini bisa berupa tanda tangan fisik atau tanda tangan elektronik, tergantung pada kebijakan organisasi.
Surat
dinas harus ditulis dengan jelas, rapi, dan sopan. Ketika menggunakan surat
dinas, pastikan untuk mengikuti format yang sesuai dengan standar organisasi
atau perusahaan Anda, karena format surat dinas dapat bervariasi. Surat dinas
adalah alat penting dalam komunikasi resmi dan bisnis, sehingga pemahaman yang
baik tentang cara menulisnya sangat diperlukan.